על מה אתה חושב כשאתה שומע את המילה חברת הפקת אירועים ? האם מדובר בתואר עבודה מהודר שתקף רק לכנסים וחתונות בקנה מידה גדול? ובכן, כן ולא. בעוד שמנהלי אירועים אחראים לרוב לתכנון אירועים גדולים כמו חתונות או כנסים, מתכנן אירועים יכול להיות ממש כל מי שמתכנן אירוע – כולל פגישות קטנות ומסיבות יום הולדת.
איך לתכנן אירוע?
ניהול אירועים הוא תכנון, תיאום וביצוע אירועים, החל מפגישות קטנות ועד לכנסים בינלאומיים גדולים. זה מונח רחב שיכול להקיף הכל, החל מתאום קייטרינג לפגישת חברה ועד לארגון תערוכת סחר בינלאומית עם אלפי משתתפים.
המפתח הוא להבין את הקהל שלך ולדעת מה הם צריכים מאירוע – ולאחר מכן לספק את החוויה הזו בכל היבט של תהליך תכנון האירוע שלך. לדוגמה: אם אתה עורך סדנה אינטימית ל-10 אנשים, אולי חשוב לך יותר להתמקד בלהבטיח שלכל משתתף יש מקום ייעודי משלו (כלומר, הזמנת שולחנות במסעדות) מאשר אם היית מארחת קהל של 500 איש. אנשים באולם הרצאות בסגנון אודיטוריום שבו בכל מקרה לכל אחד יוקצה מספר שורה או מושב משלו מראש; אבל אם אתה מארגן את שני סוגי האירועים (אחד קטן יותר מהשני), הזמינות של שני הסוגים תאפשר לך גמישות רבה יותר בטיפול בשינויים או תוספות של הרגע האחרון בגלל תנאי מזג האוויר בחוץ או התנגשויות תזמון בתוך לוחות השנה הפנימיים של החברות. "
מתכנן האירועים יכול להיות עובד של חברה או קבלן עצמאי המתמקד בפרויקט בודד. לענף תכנון האירועים תארים רבים, ביניהם "מנהל אירועים" ו"רכז אירועים מיוחדים". במקרים מסוימים, הכותרת "רכז" משמשת במקום "מנהל", משום שהיא מרמזת על פחות אחריות לניהול כל ההיבטים של אירוע.
תיאור התפקיד של מנהל אירועים משתנה בהתאם לסוג הארגון בו הוא עובד. לדוגמה, אם אתה עובד כחלק מצוות ארגוני גדול בתוך מחלקת השיווק של החברה שלך (או מחלקה אחרת), התפקיד שלך יתמקד בעיקר בתיאום עם מחלקות אחרות בארגון שלך – ואולי ספקים חיצוניים – כדי להבטיח שהכל פועל בצורה חלקה באירועים כמו תערוכות וכנסים. מצד שני, אם אתה מנהל עסק משלך כקבלן עצמאי המתמחה בחתונות או מסיבות אז רוב הסיכויים שרוב המשימות נופלות בסמכותך; זה עשוי לכלול ניהול כספים יחד עם מתקנים וספקים כך שהכל הולך לפי התוכנית!
מהם תחומי האחריות של מתכנן האירועים ?
לדוגמה: מתכנן אירועים עשוי לנהל את הכספים על ידי הבטחת הכסף שהוצא על האירוע מנוצל בחוכמה. הם עשויים לעשות זאת על ידי בחינת מחירי הספקים לפני שהם מקבלים החלטות לגבי אילו ספקים להשתמש וכמה עליהם לשלם להם. אם ספק מסוים גובה יותר מדי, אז זה ייחשב לניהול לקוי מטעם מנהל האירועים שלך מכיוון שהוא/היא לא עשה מספיק מחקר לגבי תמחור או לא הצליח לנהל משא ומתן על תעריפים נמוכים יותר עם ספקים כדי להפחית את העלויות (מה שעלול לגרום לך כמעסיק לבעיות מאוחר יותר).
דוגמה נוספת: למנהלת אירוע מנוסה סביר להניח שתהיה ניסיון בשימוש בסוגים שונים של ציוד כמו מערכות סאונד או אסדות תאורה, כך שהיא יודעת איזה סוג התקנה יעבוד הכי טוב עבור כל חלק בתוכנית שלה בהתבסס על איזה סוג של מקום אנחנו מדברים. כאן גם!
תחומי האחריות של מתכנן האירועים עשויים לכלול הקמת המקום, ארגון קייטרינג ובידור וניהול רשימת האורחים. כמתכנן אירועים, יהיו לך תחומי אחריות רבים. אלה עשויים לכלול הקמת המקום, ארגון קייטרינג ובידור וניהול רשימת האורחים.
הצעד הראשון בבחירת מקום הוא לקבוע איזה סוג של מקום אתה צריך לאירוע שלך. יש לקחת בחשבון גורמים כמו גודל, מיקום ותקציב בעת החלטה על מיקום לאירוע או לחגיגה שלכם. אם אתה רוצה לארח אותו בבית, שקול את הפריסה של הבית שלך לפני שאתה מקבל החלטות סופיות לגבי האיזורים המתאימים ביותר למטרה זו (למשל, איפה האורחים יושבים בדרך כלל?). לאחר שהדבר הסתדר, עברו לשקול גורמים אחרים כגון דרכי גישה מאזורי חניה וכו', אשר עשויים להשפיע על מספר האנשים שיכולים להשתתף בשל שיש מספיק מקום בפנים.